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Pourquoi automatiser ses tâches

Quand on a une entreprise, le but #1 est de générer des profits et de la croissance.

Pour réussir ça, le moyen #1 à utiliser dès maintenant est l’automatisation.

Le but est de sous-traiter des tâches répétitives et de faible valeur à des outils technologiques pour permettre à ton équipe de travailler sur les tâches les plus importantes.

L’automatisation peut être utilisée dans tous les types d’entreprises et particulièrement avec les tâches administratives et de vente.

On peut s’en servir pour des activités de ventes (propositions, relances), pour la comptabilité (envoi de factures) ou pour nos opérations (création de rapports ou sauvegarde de plans).

Pour être franc, toute entreprise devrait automatiser ses tâches répétitives pour être la plus efficace possible.

 

Pourquoi l’automatisation est le moyen le plus rentable de faire fonctionner ton entreprise?

C’est simple, la seule ressource qui est limitée pour chaque humain, c’est le temps.

On a tous 24h dans une journée, qu’on soit le CEO d’une grosse corporation ou représentant des ventes.

L’automatisation permet de libérer le temps que toi et ton équipe passez sur des tâches répétitives pour vous consacrer aux vraies tâches importantes.

Celles qui font vraiment avancer ton entreprise. Comme la prospection, les projets majeurs, la planification stratégique, etc.

 

Exemple #1

L’entrée de données dans le CRM.

Si tu as une entreprise, tu utilises sûrement un CRM (sinon viens lire pourquoi tu dois commencer à en utiliser un).

La difficulté de la plupart des gens avec l’utilisation d’un CRM est de s’assurer que tous les membres de leur équipe font cette fameuse entrée de données.

Il est possible d’automatiser une grande partie de cette tâche.

C’est un temps précieux qui peut être gagné par une équipe de vente.

 

Exemple #2

La création de propositions/soumissions est une tâche obligatoire pour obtenir une vente pour plusieurs types d’entreprises.

Par contre, un vendeur est plus rentable quand il fait de la prospection ou fait des rencontres avec des clients.

On peut utiliser des outils et systèmes pour qu’il passe beaucoup moins de temps à faire la “paperasse” pour qu’il soit plus rentable pour tous.

En utilisant un logiciel de propositions électroniques lié à son CRM, c’est possible de gagner 2/3 du temps pour cette activité.

 

Les avantages de l’automatisation

Il y a énormément d’avantages à automatiser son entreprise. En voici quelques-uns.

 

La rentabilité

Les outils et systèmes qu’on va payer sont seulement une fraction de l’efficacité qu’on va gagner.

Payer un outil de prise de rdv 20$ par mois pour faire sauver quelques heures à une adjointe est un exemple très simple, mais très parlant.

Automatiser son entreprise est moins cher qu’une embauche.

Je sais que ce n’est pas toutes les tâches ou emplois qui peuvent l’être, mais quand on peut, il est préférable d’automatiser.

On va être plus rentable et avoir une entreprise en meilleure santé.

Avec la pénurie de main d’oeuvre, ou seulement les conditions de travail au Québec, c’est presque toujours moins cher d’utiliser les bons outils et automatiser son entreprise qu’embaucher.

 

Devenir plus compétitif

L’automatisation est le moyen #1 pour avoir une entreprise compétitive et rentable

Imagine deux entreprises qui offrent le même service au même marché.

Une est rentable au maximum parce qu’elle utilise la technologie et les moyens d’aujourd’hui pour être le plus efficace possible dans ses activités.

Elle peut livrer des projets plus rapidement et à moindre coût.

Son compétiteur n’est pas “techno” comme on dit. Ça ne sert à rien les gadgets technologiques selon lui.

Il aime la facturation papier, les chèques et les bonnes soumissions sur une feuille.

Il n’utilise pas d’outil gestionnaire de projets ou un CRM pour l’aider. Les projets sont dans sa tête.

Quelle entreprise risque de faire le plus de revenus et donc de vivre le plus longtemps?

J’opte pour la première et je suis certain que toi aussi.

 

Gagner en efficacité

Faire moins d’erreurs.

Quand on automatise une tâche, cette tâche va être faite sans erreur et souvent plus rapidement.

Il n’y a pas d’erreurs humaines ou d’oubli.

On a tous déjà fait une erreur de Copier/Coller en entrant beaucoup de données.

Un système ne fait pas ça.

 

La flexibilité

Travailler plus fort, ce n’est pas plus difficile pour nos outils.

Le pire qu’il arrive est qu’il se peut qu’on ait besoin de payer un peu plus si nous devons upgrader de forfait avec nos outils.

Ce qui n’est pas nécessairement mal, parce que si nous avons plus de tâches, c’est parce que nous avons plus de mandats.

Ce n’est pas comme une entreprise qui doit engager quelqu’un et qui voit sa croissance freinée par cette étape.

Un système automatisé supporte l’ajout de travail sans difficulté et facilement.

 

Les risques

Il peut avoir des désavantages à s’automatiser, mais ils sont plus les résultats d’une mauvaise préparation.

Perdre le contact humain quand il est important

Si on automatise tout, surtout son service avec les prospects et clients, on peut perdre le contact humain et faire mal paraître notre image.

Les gens aiment encore parler avec quelqu’un de “vrai”.

Si on ne pense pas à eux quand on monte nos systèmes, on peut perdre cette relation.

Quel est ton feeling quand tu dois appeler une grande entreprise?

Tu te dis que tu vas attendre au moins 10 minutes avant une belle musique.

C’est exactement ça qu’il faut éviter.

Automatise ton entreprise pour gagner du temps et utilise-le pour répondre à tes clients.

Tu vas en ressortir gagnant.

 

Le manque de préparation

C’est très important de bien planifier son travail AVANT de commencer les travaux d’automatisation.

C’est la clé du succès pour être satisfait.

C’est pourquoi j’arrive avec un point très important.

Si on automatise quelque chose de mauvais, on va faire quelque chose de mauvais et à répétition.

Il faut revoir ses processus avant l’implantation d’outils technologiques et les corriger avant d’automatiser.

Les personnes déçues suite à une automatisation le sont généralement parce qu’elles n’ont pas planifié ou l’ont fait trop vite.

 

Quel que soit ton secteur d’activités, l’automatisation peut t’être profitable

Avec les quelques points que je t’ai présentés plus haut, j’espère que tu comprends que l’automatisation n’est pas le mal, mais un moyen pour que ton entreprise devienne ou reste le leader de ton marché.

Un investissement en automatisation d’entreprise se paye généralement en quelques mois seulement.

Si tu as des questions sur qu’est-ce que tu pourrais automatiser dans ton entreprise ou comment le faire, je t’invite à m’écrire au [email protected] ou à planifier un appel avec moi.

Je pourrai t’aider à analyser ta situation et faire le meilleur choix pour assurer la croissance de ton entreprise.

Devenez un pro de la croissance

 

Apprenez comment utiliser la technologie pour augmenter vos ventes et votre efficacité.